Recepsionistët dhe asistentët administrativë janë pjesë e çdo industrie. Meqenëse të dyja pozitat i mbështesin punëdhënësit e tyre, shpesh ngatërrohen, por ato nuk janë të njëjtat. Mbase në këto çaste po e pyesni pse nuk janë të njëjtat, Akademi Pune e ka përgjigjen për ju.
Cilat janë detyrat e recepsionistit?
Recepsionisti i përshëndet dhe i mirëpret klientët, u përgjigjet telefonatave dhe i bën ata të ndihen rehat kur thërrasin dhe vijnë në zyrë. Disa i konsiderojnë recepsionistët si fytyrat e kompanisë duke qenë se ata ndër veprojnë me publikun dhe i bëjnë për vete klientët përmes aftësisë së tyre të shërbimit.
Recepsionistët merren me detyra të lehta zyre si caktimin e takimeve, radhitjen e emaileve si dhe printimin dhe dërgimin e dokumenteve. Recepsionistët të cilët kanë motivim, iniciativë dhe aftësi për të punuar në ekip, mund të ngjiten pa problem në pozitën e asistentit administrativ.
Çfarë bën asistenti administrativ?
Asistentët administrativë punojnë ngushtë me menaxherët dhe kolegët, duke dhënë mbështetjen e tyre në mënyrë që të ketë efikasitet në vendin e punës. Roli i tyre mund të përfshijë edhe përgjegjësi të recepsionistit, ani pse asistentët kanë pozitë drejtuese në zyrë me detyra të hollësishme si:
Organizimi i orareve
Rezervimi i aranzhimit të udhëtimit
Krijimi i agjendave për takime dhe konferenca
Krijimi procesverbaleve të takimit dhe transkriptimi i telefonatave
Hartimi i korrespodencës së kompanisë
Koordinimi mes departamenteve, drejtuesve ose shitësve të jashtëm
Marrja e pajisjeve dhe materialeve të tjera për personelin e ri
Zhvillimin e tabelave
Mbikëqyrja e buxhetit të departamentit
Raportimi i shpenzimeve
Planifikimi i aktiviteteve të ndryshme
Përmirësimi i procesit administrativ
Asistentët administrativë shpesh kanë fusha të specializuara që kanë nevojë për arsim dhe trajnime shtesë në atë industri. Shembull, ata mjekësorë punojnë me pagesat e sigurimeve, kodimin mjekësor, ose menaxhimin e të dhënave mjekësore.
Dallimet kryesore
Megjithëse numri i ngjashmërive mund të jetë edhe i madh, dallimet kryesore të këtyre pozitave janë:
Sasia e përgjegjësive: Asistentë administrativë kanë më shumë detyra të avancuara sesa recepsionistët.
Paga dhe niveli arsimor:Asistentët kanë pagë më të lartë sesa recepsionistët dhe kanë detyra që kërkojnë nivel më të lartë të arsimit dhe përvojës.
Aftësi kompjuterike: Një asistent administrativ duhet të njoh programe softuerike dhe teknologji të specializuar për fushën ose biznesin.
Orari i punës:Asistentët administrativë shpesh punojnë gjatë orarit të rregullt të punës, ndërsa recepsionistët, mund të punojnë herët në mëngjes ose natën vonë, varësisht nga kërkesat e klientëve. /Akademi Pune
